Jakarta –
Anda dapat menggunakan kecerdasan buatan atau AI seperti ChatGPT, Claude, dan Gemini untuk mengelola data, tim, dan pengambilan keputusan.
Penggunaan AI memudahkan para pemimpin mendapatkan informasi dengan lebih cepat dan akurat, membantu beradaptasi terhadap perubahan yang cepat dan meningkatkan kinerja organisasi.
Berikut 10 tips menggunakan AI dalam pekerjaan sehari-hari Anda untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja bisnis, mulai dari menjawab pertanyaan sulit dari manajemen senior hingga membuat laporan. Secara khusus, RevoU for Business direkomendasikan.1. Jawab pertanyaan sulit dari manajer
Sebagai seorang pemimpin, Anda sering kali menjumpai pertanyaan-pertanyaan yang membutuhkan jawaban cepat, akurat, dan informatif. AI dapat membantu Anda memberikan jawaban yang spesifik dan relevan.
Hal ini sangat berguna jika Anda perlu memberikan laporan kinerja, menjelaskan rencana bisnis, atau membuat asumsi tentang data yang kompleks.
Jalan:
● Salin pertanyaan/jawaban manajer Anda ke dalam alat AI Semakin jelas konteksnya, semakin besar kemungkinan jawaban AI akan memberi Anda beberapa saran tentang cara terbaik menjawab pertanyaan Anda dan atasan Anda. AI dapat memberi Anda respons terkait data tambahan yang dapat Anda pilih atau modifikasi.
Misalnya, seorang manajer bertanya, “Mengapa proyek A tertunda? Apa yang menghambat tim dan bagaimana kita dapat mempercepat prosesnya?”
Contoh komentar:
Bertindak sebagai Manajer Proyek yang memimpin tim teknis yang mengelola Proyek A, proyek tersebut tertunda karena masalah penjadwalan, hambatan teknis selama pengujian, dan kendala sumber daya. Tugas Anda adalah menjelaskan alasan keterlambatan tersebut kepada atasan Anda dan mengusulkan data yang mengarah pada solusi yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Beri saya tiga jawaban lagi atas pertanyaan atasan Anda: “Mengapa proyek A terlambat dari jadwal? Apa yang menghambat tim dan bagaimana kita dapat mempercepat prosesnya?” Mendukung pemantauan dan peningkatan rencana tim
Pemimpin harus menyesuaikan strategi bisnis dalam organisasi berdasarkan perubahan pasar dan data yang berkembang. Hal ini menjadi penting ketika suatu proyek tidak berjalan sesuai tenggat waktu yang telah ditentukan.
Menggunakan AI untuk menganalisis situasi saat ini dengan cepat dan mendalam dapat membantu Anda memahami tren dan tren pasar, serta memberikan rekomendasi yang jelas mengenai langkah-langkah yang perlu Anda ambil.
Jalan:
● Memasukkan informasi proyek, kemajuan, dan status terkini ke dalam alat AI. Mulailah dengan memberikan informasi tentang proyek, waktu persiapan, dan kondisi seperti masalah selama pelaksanaan, kemajuan, dll. dilakukan untuk memecahkan masalah dan memecahnya menjadi langkah-langkah spesifik dan dapat ditindaklanjuti.
Contoh komentar:
Bertindak sebagai konsultan bisnis yang mengkhususkan diri dalam membantu perusahaan Pendidikan memilih strategi pemasaran. Perusahaan ini meluncurkan produk baru, namun kampanye tersebut mengalami masalah, termasuk tingginya pengeluaran untuk iklan berbayar, rendahnya cakupan media sosial, dan penundaan pengiriman selama tujuh hari.
Saya telah melampirkan ringkasan proyek, garis waktu, dan status saat ini sebagai PDF.
Memberikan wawasan agar iklan Anda berjalan sesuai rencana, bersama dengan tips berguna untuk meningkatkan anggaran pemasaran dan meningkatkan keterlibatan online.3. Membantu mengevaluasi dan menulis tinjauan kinerja
Di banyak organisasi, penilaian kinerja merupakan bagian penting dari manajemen tim dan pengembangan individu. Sebagai seorang pemimpin, Anda harus memastikan bahwa ide-ide yang disampaikan dapat diterima dengan baik (karena sifat Candor yang progresif).
Di sinilah AI dapat membantu menulis tinjauan kinerja yang lebih baik dan obyektif, baik tinjauan ke bawah (untuk bawahan), tinjauan ke atas (untuk atasan), dan tinjauan sejawat (untuk interaksi), yang semuanya diperlukan dengan cara yang berbeda.
Jalan:
● Mengumpulkan data tentang kinerja tim, seperti metrik proyek atau hasil kinerja individu. Misalnya, jika ada area yang memerlukan pengembangan atau pencapaian yang perlu diapresiasi, salin ulasan kinerja tertulis Anda dan minta AI untuk memberikan saran, seperti gaya, bahasa, atau penyertaan.
Contoh komentar:
Bekerja sebagai spesialis peninjauan kinerja. Berdasarkan masukan yang diberikan, sarankan cara yang lebih baik dan efektif untuk memberikan tinjauan kinerja kepada anggota tim saya.
Tinjauan tersebut menunjukkan dedikasi yang kuat terhadap desain produk, tetapi juga menunjukkan penundaan dalam pengujian dan peluncuran karena masalah manajemen waktu.
Inilah proses peninjauan saya saat ini: [lampirkan tangkapan layar saat ini] Harap edit tanggapan agar secara akurat mencerminkan pencapaian dan area yang perlu ditingkatkan, apa pun yang terjadi. Memastikan ide, solusi berbasis data dan fokus pada perbaikan di masa depan, memotivasi anggota tim untuk meningkatkan kinerja mereka ke depan.4. Buat ringkasan proyek
Saat Anda memiliki proyek baru, membuat ringkasan proyek yang lengkap sering kali membutuhkan waktu. Sebagai seorang pemimpin, Anda perlu memastikan bahwa semua elemen penting (sasaran, rencana, dan jadwal) telah dipikirkan dengan matang sehingga tim dapat bertindak cepat, jelas dan fokus.
Dengan menggunakan AI, Anda dapat mempercepat pembuatan ringkasan proyek sekaligus memastikan bahwa semua faktor penting telah dipertimbangkan dengan baik. Pintasan ini dapat digunakan secara langsung untuk berkomunikasi dengan manajer dan anggota tim.
Jalan:
● Memberikan konteks kepada AI tentang tujuan proyek, tujuan bisnis yang ingin dicapai, dan potensi tantangan dalam proyek. ● Meminta AI untuk memecah proyek menjadi rencana ringkas pertama tentang apa yang penting, seperti tujuan , rencana, tenggat waktu dan siapa yang akan melaksanakan tanggung jawab di setiap tahap ● Sesuaikan ringkasan dengan informasi baru yang relevan berikutnya dan tugaskan ke tim untuk implementasi.
Contoh komentar:
Bertindak sebagai ahli dalam manajemen proyek dan rilis produk. Saya berencana menarik 10.000 pelanggan dalam 6 bulan pertama penggunaan produk baru kami.
Berdasarkan konteks yang diberikan, buat ringkasan proyek lengkap untuk peluncuran produk baru, seperti: Sasaran proyek (misalnya desain, teknologi) Kemajuan dengan metrik utama .
Pastikan ringkasannya siap untuk didiskusikan dengan manajer dan anggota tim. Beri tahu saya jika ada konteks yang perlu saya jelaskan.5. Dapatkan wawasan instan dari data perusahaan
Anda sering kali menerima data berbeda dari perusahaan berbeda, dengan cara berbeda. Pemrosesan data secara manual dapat memakan waktu dan mengurangi efektivitas pengambilan keputusan.
Anda dapat menggunakan AI untuk membantu memproses data dalam jumlah besar dari berbagai sumber dan memberikan informasi relevan secara real-time, sehingga Anda dapat mengambil keputusan dan desain dengan cepat dan berdasarkan data.
Jalan:
● Mengumpulkan data dari berbagai organisasi. Pastikan data dalam bentuk yang dapat diedit oleh AI (misalnya, dalam spreadsheet, PDF, dokumen) Gunakan AI untuk memproses data dan memberikan informasi tentang pentingnya dan wawasan Data yang tersedia secara mendalam Berdasarkan data ini, pertanyaan. AI memberikan wawasan yang dapat segera ditindaklanjuti.
Contoh komentar:
Bertindak sebagai analis data penjualan. Mengambil laporan kinerja dari iklan berbayar, metrik media sosial, dan survei umpan balik pelanggan, menganalisis data untuk mengidentifikasi wawasan utama. Mari kita lihat metrik yang paling relevan untuk memahami kinerja iklan.
Berdasarkan analisis ini, buatlah rekomendasi untuk meningkatkan kampanye bulan depan, termasuk penyesuaian iklan berbayar, strategi media sosial, dan manajemen umpan balik pelanggan.6. Buat kerangka kerja untuk sesi tatap muka dengan kelompok
Para pemimpin sering kali mengadakan pertemuan tatap muka untuk mengevaluasi kinerja individu atau mendiskusikan proyek. Namun, untuk memastikan setiap pertemuan produktif dan memberikan manfaat bagi kedua belah pihak, penting bagi para pemimpin untuk memiliki jadwal yang fleksibel.
AI dapat membantu menjadikan kerangka kerja ini lebih efektif, memastikan sesi tatap muka tidak hanya fokus pada analisis kinerja tetapi juga memberikan solusi terhadap permasalahan saat ini dan menyelaraskan perkembangan bisnis perusahaan dengan tujuan bisnis.
Jalan:
● Memberikan informasi kepada AI mengenai permasalahan yang dihadapi anggota tim. Misalnya ketika menyelesaikan tugas, kesulitan bekerja dengan tim lain, atau mengatur waktu, minta AI untuk membuat jadwal sesi 1-on-1 yang mencakup pertanyaan spesifik untuk menemukan inti penyebab dan solusi yang dapat membantu para pemimpin dan anggota tim. Buatlah kesepakatan tentang apa yang perlu diperbaiki.
Contoh komentar:
Bertindak sebagai mentor. Berdasarkan konteks pertemuan 1-1 dengan anggota tim yang kesulitan dengan manajemen waktu, masalah teknis, dan masalah komunikasi, buatlah rencana tindakan untuk sesi tersebut, termasuk:
● Ajukan pertanyaan spesifik untuk mengeksplorasi lebih jauh tantangan anggota tim.
Pastikan harness diatur untuk sesi yang efisien dan efektif.7. Ubah catatan rapat menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti
Rapat sering kali menghasilkan ide dan diskusi yang bermanfaat, namun terkadang sulit mengubahnya menjadi aktivitas yang sederhana dan terorganisir. Pemimpin harus memastikan bahwa setiap keputusan dan ide yang dibahas dalam rapat dapat diterjemahkan ke dalam langkah-langkah konkrit yang dapat diambil tim.
Dengan bantuan AI, Anda dapat mengubah catatan rapat menjadi daftar yang sederhana, terorganisir, dan cepat.
Jalan:
● Salin dan unggah catatan rapat yang dibuat (bisa berupa teks, transkrip, atau notulen) ke alat AI dengan permintaan yang menunjukkan waktu dan tugas.
Contoh komentar:
Bekerja sebagai asisten manajemen proyek. Berdasarkan catatan rapat yang saya lampirkan, buatlah daftar tugas sederhana yang dapat diurutkan berdasarkan prioritas (mendesak dan penting).
Untuk setiap tugas, sertakan: Batas waktu dan sumber daya yang diperlukan.
Memastikan bahwa tugas-tugas terorganisir dan siap untuk segera dilaksanakan oleh tim.8. Memecahkan Masalah Dinamika Grup
Dalam setiap organisasi terkadang timbul konflik antar anggota organisasi. Sebagai seorang pemimpin, mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah motivasi tim sangat penting untuk menjaga produktivitas dan kebahagiaan tim.
AI dapat digunakan sebagai penasihat yang membantu menganalisis situasi dan memberikan solusi berdasarkan berbagai metode manajemen yang telah terbukti.
Jalan:
● Memberikan konteks pada AI berdasarkan situasi dan interaksi spesifik antar anggota tim. Misalnya kesulitan berkomunikasi, mengambil keputusan, atau menyelesaikan tugas. Anda dapat menggambarkan situasinya tanpa menyebutkan nama anggota tim tertentu.
Contoh komentar:
Bekerja sebagai konsultan dinamika kelompok. Saat ini, terjadi konflik antara dua anggota tim di bagian penjualan karena kesalahpahaman selama proyek akhir tahun.
Tergantung pada situasi yang ada, gunakan model manajemen yang sesuai (misalnya, Model GRIP, Model Disfungsi Kelompok Lencioni) untuk: Memeriksa akar penyebab stres. berbicara tanpa khawatir.
Memastikan solusi membantu mendorong organisasi yang lebih profesional.9. Buatlah rencana bisnis
Setiap proyek memiliki pemangku kepentingan berbeda yang memiliki kebutuhan, harapan, dan kekhawatiran berbeda. Jadi, penting untuk memiliki rencana manajemen hubungan.
Dengan menggunakan AI, para pemimpin dapat dengan mudah memetakan pemangku kepentingan, memahami pemikiran mereka, dan mengembangkan strategi komunikasi yang lebih baik untuk setiap organisasi.
Jalan:
● Kumpulkan informasi tentang faktor-faktor yang terkait dengan proyek, seperti tanggung jawab, tujuan proyek, kekhawatiran, dll. Memperhatikan dan mengembangkan strategi komunikasi yang tepat untuk setiap kelompok pemangku kepentingan.
Contoh komentar:
Bekerja sebagai profesional manajemen yang bertanggung jawab. Saya telah melampirkan semua tautan yang relevan dan detail program. Bergantung pada konteks yang terlibat, buatlah rencana manajemen tanggung jawab yang mencakup:
● Mengidentifikasi dan memetakan pemangku kepentingan, berdasarkan peran dan kepentingan mereka (misalnya manajemen, tim teknis, keuangan) ● Menganalisis permasalahan atau keberatan dari masing-masing kelompok pemangku kepentingan ● Rencana komunikasi dikembangkan untuk setiap kelompok, dengan mempertimbangkan informasi pemangku kepentingan ● Strategi mitigasi untuk menyelesaikan permasalahan atau hambatan selama pelaksanaan proyek.
Memastikan bahwa rencana tersebut mengatasi isu-isu penting dan mendorong kolaborasi antar pemangku kepentingan.10. Buat laporan terperinci untuk setiap bisnis
Sebagai seorang pemimpin, ada kalanya Anda perlu mempresentasikan sesuatu kepada atasan dalam waktu yang sangat singkat. AI dapat membantu Anda menganalisis data dan tren bisnis dan menyatukannya menjadi laporan yang jelas dan informatif, membuat keputusan lebih cepat tanpa menghabiskan waktu berjam-jam untuk melakukan penelitian.
Jalan:
● Menyertakan data atau model umum dalam AI, baik dalam bentuk laporan pasar, data penjualan, atau informasi umum tentang perubahan industri. Segmen Berdasarkan analisis AI, minta AI untuk membuat laporan yang dapat digunakan untuk diskusi strategis atau pelaporan kepada manajer atau tim eksekutif.
Contoh komentar:
Bekerja sebagai spesialis pemasaran bisnis. Saya menerapkan data dan metode bisnis pada industri Pendidikan.
Berdasarkan data yang diberikan, buatlah laporan analisis pasar yang dikembangkan untuk industri pendidikan yang meliputi:
● Dinamika pasar saat ini dan tren adopsi AI di sektor pendidikan ● Pergerakan pesaing, termasuk peluncuran model serupa oleh pemain utama (misalnya
Pastikan diskusi strategis jelas, dapat ditindaklanjuti, dan selaras dengan tim eksekutif. Saksikan video “Video: Pentingnya pembelajaran AI untuk mendukung pekerjaan di era digital” (rns/rns)
